Bränder, vattenskador och den minsta lilla boklus

Konferensen Kulturarvsprepping vid Umeå universitetsbibliotek.

Den 17-18 april arrangerade Umeå universitetsbibliotek konferensen ”Kulturarvsprepping – att vara förberedd på det värsta”. Första dagens föreläsningar var förlagda till Humanisthuset och dagen därpå fortsatte programmet i Sliperiet på Konstnärligt campus. Konferensen inleddes med att överbibliotekarie Mikael Sjögren hälsade deltagarna välkomna. Under två halvdagar hade vi därefter förmånen att få lyssna till en rad föredrag som på olika sätt berörde hur vi kan skydda och bevara vårt kulturarv.

Per Cullhed från Uppsala universitetsbibliotek, som var den förste föreläsaren, talade om historiska katastrofer och visade flera exempel där kulturarv har drabbats, men även på de insatser som gjorts för att minimera skadorna. Hans exempel sträckte sig från stadsbranden i Uppsala 1702 till mera nutida händelser som biblioteksbranden i Linköping 1996 och orkanen Gudrun 2005. Cullhed talade om hur viktigt det är att eliminera den skada som gör mest åverkan och därmed kan leda till en katastrof. Han visade på att det inte nödvändigtvis är en uppkommen brand som skapar den största skadan, utan det kan i många fall vara vattnet som används i släckningsarbetet som orsakar mest skada. Det är viktigt att i förväg ha en plan över hur material ska kunna evakueras ur lokaler och även hur man snabbt och effektivt ska kunna ta hand om fuktskadat material. Cullhed underströk också hur viktigt det är med en fungerande kommunikation i en krissituation av detta slag. Det bör finnas en katastrofplan redo som innehåller en prioriteringsordning att följa, samt en tydlig ansvarsfördelning vid en kris. Planen skall kunna besvara dessa frågor: Vad bör man prioritera först? Vem gör vad? Vem kan vad? “Det man inte har koll på blir katastrofer”, avslutade Cullhed.

Dagens andra föreläsare var Eva Ramberg från Kungliga Myntkabinettet. Hon redogjorde för konsekvenserna efter att det uppdagats att en kollega stulit föremål ur samlingarna. Ramberg berättade om den långa process som medarbetarna därmed genomgick och hur det under denna tid behövde hantera till exempel media, men även sina egna känslor kring vad som skett. Det var ögonöppnande att höra Ramberg berätta om hur stor påverkan händelsen hade haft. En stöld skiljer sig på många sätt från till exempel en brand eller en vattenskada, men det finns ändå gemensamma aspekter kring det förebyggande och efterföljande arbetet. Ramberg underströk betydelsen av att ha sitt material katalogiserat, så att det därigenom är spårbart, samt att vara noga med att fotografera föremål och att identifiera listor, register och sammanställningar. Det är också viktigt att tänka på att hålla ihop arbetsgruppen i en krissituation och att se till de individuella behoven, samtidigt som det, i det mån det går, kan det vara bra att så snart som möjligt komma igång med det vardagliga arbetet. Ramberg berättade vidare om hur de kan vara bra att personal får råd i hur man bemöter media, samt betydelsen av att ledningen kontinuerligt kommunicerar med personalen även när de inte har några nya besked att ge.

Därnäst talade Sven-Eric Blom från Riksarkivet i Härnösand  om hur viktigt det är att ha en katastrofplan redo innan krisen utbryter. Han rekommenderade ett dokument som tydligt talar om vem som ansvarar för vad och vilken prioriteringsordning som material skall räddas utifrån. Han visade även upp en konkret typ av ”katastrofvagn” som man kan ha förberedd inför en sådan situation . Vagnen är indelad i olika tydligt uppmärkta kategorier. Sektionen ”Skydda” innehåller till exempelvis material som skyddar personalen såsom munskydd, handskar, osv. En annan sektion heter ”Torka” och här finns hinkar, torkpapper, m.m. En tredje sektionen heter ”Täcka/packa” och innehåller plast och täckpapp som kan användas för att täcka material eller för att packa undan det. En fjärde sektionen heter ”Värme” och här finns sådant som fläktar och skarvsladdar. En femte sektion kallas ”Övrigt” och innehåller sådant som pannlampa, batterier, skadeprotokoll, pennor, osv. I samband med denna konferens har också Umeå universitetsbibliotek, utifrån Bloms rekommendationer, förberett precis en sådan katastrofvagn (se bild) som en del i det egna förebyggande arbetet. Blom underströk också att ett viktigt sätt att förbereda sig är att regelbundet anordna praktiska övningar för personalen.

Sista föreläsare under konferensens första dag var Erika Hedhammar från Riksantikvarieämbetet. Hon berättade bland annat om hur viktigt det är att ha genomtänkta rutiner när lokaler byggs om eller renoveras. Det är annars tillfällen då olyckor lätt kan uppkomma. Hedhammar nämnde också betydelsen av att veta vad man skall göra i det första läget, då det fortfarande finns möjlighet att minimera skadan. En riskanalys bör ha gjorts och en katastrofplan ska finnas redo. Hon lyfte även något som vi skulle få höra mer om under konferensen andra dag, nämligen betydelsen av en restvärdesplan. Det är alltså bra att tänka på att ha en färdig plan som restvärdesledaren kan följa, gärna med bilder på objekt som skall prioriteras och kartor för att hitta dem.

Dag två inleddes i Sliperiets lokaler på Konstnärligt campus i Umeå. Vi lyssnade först till Carolina Gustavsson, från Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna (SFMV), som talade om konservering och de mer ”smygande katastrofer” som kan utvecklas under tid. Dessa kan uppkomma exempelvis genom en bristfällig konservering av ett material eller av att dokument inte är arkivbeständiga. Vid SFMV arbetar man med att konservera papper, textil och arkeologiska föremål, men de arbetar även med digitalisering av vårt kulturarv. I det senare fallet rengörs till exempel bilder inför skanning som sedan kan bevaras och göras tillgängliga. Att konservera föremål och utföra skyddande behandlingar är en långsam process. Som Gustavsson upplyste så ”kan man inte stressa med kulturarv.” Hon berättade också att det är många som överväger konserveringsåtgärder just i samband med en flytt. Avslutningsvis så fick Gustavsson oss alla att lova att inte använda tejp eller gem, företeelser som är ett rött skynke för konservatorer: ”Använd aldrig tejp… till någonting!” (I stället rekommenderades japanpapper.)

Nästa föreläsare var Scarlett Szpryngiel som talade om ”småkryp med aptit på kultur”, dvs. skadedjur. Dessa små oinbjudna kryp kan ta sig in i våra samlingar och på sikt förstöra föremål. Oftast sker detta som ytterligare en av de mer långsamma katastroferna, men en som kan vara nog svår att reparera då den väl fått utvecklas. Szpryngiel berättade att vi människor ofta är högst delaktiga i att krypen tar sig in i våra samlingar, detta är en konsekvens av de transporter som finns inom en organisation samt även av att vi reser mer nu än förr och på så vis sprids de.

Idag finns det ett hundratal arter av skadeinsekter som kan drabba våra samlingar. De kan skapa skador till exempel genom att de äter på föremål, att de tar sig in i föremål för att förpuppas, att de skapar så kallade flyghål när de sedan lämnar föremålet och att deras exkrement kan skapa fläckar. Szpryngiel visade även på att skadedjur kan förstöra register eller olika märkningar. Resultatet av detta kan bli en informationsförlust med potentiellt dystra konsekvenser. Ett annat vanligt bekymmer är silverfisken där Szpryngiel har skrivit en rapport om just den långsprötade silverfisken, en fasa för många organisationer i Sverige.

Szpryngiel berättade att silverfisken äter animaliska ting samt papper och annat: ”de älskar att äta silkespapper – det är som en buffé för dem!” Men hon berättade även att utöver att tänka på vilka material man har i och intill samlingarna, så bör man även se över klimatet i lokalerna och reglera värme och luftfuktighet i relation till vilket kryp man har att göra med. 

Under dag två fick vi också ytterligare ett tillfälle att lyssna till Per Cullhed. Han talade denna gång mer specifikt om kris- och katastrofplaner, samt praktiska detaljer och tips. Cullhed betonade vikten av att eliminera just de element som kan leda till att en skada får möjlighet att utvecklas till en större katastrof. Vi fick ta del av en rad handfast råd, som att utveckla en katastrofplan, utse en katastrofledare och utforma en telefonlista. Riskinventeringar bör göras regelbundet inom en organisation för att upptäcka nya faror. Det är även viktigt att ha färdiga formulär där man kan dokumentera vad som sker med olika föremål under hanteringen. Det är också bra att tänka på att det kan ta lång tid att få ut materialet ur de skadade lokalerna och att det bör finnas en färdig plan för hur olika typer av material ska hanteras efter evakuering. Ska det frystorkas? Luftas? Hur skall det packas och märkas? Cullhed tipsade om att man kan utföra ”skrivbordsövningar” vid sin arbetsplats, så att personalen får möjlighet att tänka kring sådana rutiner. Vid denna typ av övningar får man visa och öva på hur man ska rädda ett material, hur man ska packa och dokumentera det. Det är då lämpligt att även ha inbjudna externa aktörer som kan vara till hjälp vid övningen. Cullhed berättade även om en proaktiv idé som de har testat vid Uppsala universitetsbibliotek där de har fixerat en go-pro kamera på en ställning som fotograferar deras samlingar något de finurligt kallar för ”shelfies” – en mycket god idé för att dokumentera sina samlingar.

Konferensens sista föreläsning hölls av Håkan Iseklint från räddningstjänsten i Umeå kommun. Han är utöver brandmästare även restvärdesledare och hanterar alltså restvärdesräddning efter akuta skador. Iseklint berättade att efter att räddningstjänsten gjort sin akuta insats, så tar resvärdesledaren vid och kan arbeta med att exempelvis rädda undan material från de drabbade lokalerna. Detta arbete kan underlättas mycket om det finns färdiga planer upprättade.

En gemensam nämnare för nästan alla föreläsningar under konferensen var just betydelsen av att ha en katastrofplan redo och att på så sätt faktiskt vara förberedd på det värsta. Det var två mycket givande dagar där jag tror att den inre ”preppern” växte fram i oss alla. Förhoppningsvis leder detta till ökat förebyggande arbete, i form av till exempel katastrofvagnar och katastrofplaner, för att kunna bevara vårt kulturarv.